Politica de confidențialitate și GDPR
1. Operatorul de date
Operatorul este SMILEY SOFTWARE ENTREPRISE S.R.L., CUI 29479069, cod TVA RO29479069, sediu: Șos. Unirii nr. 335A, sat Corbeanca, comuna Corbeanca, România. Pentru solicitări privind datele personale folosește pagina Contact sau adresa din Informații legale.
2. Ce date prelucrăm
| Categorie | Exemple | Sursă |
|---|---|---|
| Cont și autentificare | Email, parolă în formă hash, identificator cont, plan, imagine profil, stare aprobare; nume și fotografie dacă alegi Google Sign-In | De la tine și Google |
| Conținut încărcat | Fotografii, documente, audio, video, conversații exportate, nume de fișier și conținutul lor | De la tine |
| Metadate și rezultate | EXIF, dată, locație, text extras, transcrieri, etichete, obiecte, povești, cronologii și rezultate AI | Generate din conținut |
| Date faciale opționale | Zone faciale decupate, coordonate, hash perceptual și vectori de similaritate folosiți pentru grupare | Generate numai când pornești Scan Photos |
| Plăți | Pachet, sumă, monedă, stare, identificatori Stripe; nu primim numărul complet al cardului | De la tine și Stripe |
| Comunicări | Mesaje de contact, consimțăminte, abonare/dezabonare newsletter și istoricul livrării campaniilor | De la tine |
| Date tehnice | Adresă IP transformată în hash pentru dovezi și prevenirea abuzului, user-agent, sesiune, jurnale de erori și securitate | Automat |
3. Scopuri și temeiuri juridice
- Executarea contractului: cont, autentificare, încărcare, stocare, analiză solicitată, generare de cronologii, credite și suport.
- Obligații legale: evidențe fiscal-contabile, răspunsuri către autorități și gestionarea drepturilor consumatorilor.
- Interes legitim: securitate, prevenirea fraudei și abuzului, depanare, audit și apărarea drepturilor, după evaluarea echilibrului de interese.
- Consimțământ: newsletter, cookie-uri opționale și prelucrarea facială/biometrică opțională. Îl poți retrage oricând, fără a afecta prelucrarea anterioară.
4. Inteligență artificială și date faciale
Fișierele pot fi trimise către furnizori de procesare AI numai pentru funcția solicitată. Rezultatele sunt stocate în cont pentru organizarea cronologiei. Funcția de fețe este separată și nu pornește automat: înainte de scanare îți solicităm consimțământ explicit. Scopul este detectarea și gruparea fețelor din propriile fotografii, nu identificarea într-o bază publică.
Dacă materialele conțin alte persoane, ești responsabil să le informezi și să ai un temei legal pentru prelucrare. Nu folosi funcția pentru supraveghere, discriminare sau identificare ascunsă. Poți șterge grupurile faciale din interfață și poți retrage consimțământul pentru procesări viitoare.
5. Furnizori și destinatari
În funcție de funcțiile folosite, putem utiliza:
- OpenAI pentru analiză de documente, transcriere și generare de texte;
- Google Cloud pentru autentificare și anumite analize de imagine/video sau stocare temporară de procesare;
- Microsoft Azure Face pentru detectarea fețelor, dacă funcția este configurată;
- Backblaze B2 pentru stocarea fișierelor;
- Stripe pentru procesarea plăților;
- furnizori de hosting, email și securitate configurați de operator.
Contractele și setările furnizorilor trebuie configurate astfel încât datele să fie folosite numai pentru furnizarea serviciului, cu măsuri adecvate de confidențialitate și securitate.
6. Transferuri internaționale
Unii furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri folosim mecanisme recunoscute de GDPR, cum ar fi decizii de adecvare, Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor pentru entități certificate sau clauze contractuale standard, împreună cu măsuri suplimentare când sunt necesare.
7. Cât timp păstrăm datele
- contul și conținutul: cât timp contul este activ și o perioadă tehnică rezonabilă după ștergere, de regulă până la 30 de zile; copiile de siguranță pot persista până la 90 de zile;
- fișierele temporare trimise la analiză: sunt șterse după finalizarea procesării atunci când integrarea permite acest lucru;
- plățile și evidențele contractuale: pe durata cerută de legislația fiscal-contabilă și de prescripție;
- consimțămintele și retragerile: cât este necesar pentru demonstrarea conformității și apărarea drepturilor;
- newsletter: până la dezabonare, apoi păstrăm o evidență minimă de suprimare pentru a nu te reabona accidental;
- jurnalele tehnice: de regulă între 30 și 180 de zile, cu excepția incidentelor de securitate.
8. Securitate
Folosim parole hash, conexiuni criptate, control de acces, separarea cheilor server-side, protecție CSRF pentru operațiuni sensibile, jurnalizare și furnizori specializați. Nicio metodă nu este infailibilă; păstrează copii ale originalelor și notifică-ne imediat dacă suspectezi acces neautorizat.
9. Drepturile tale
În condițiile GDPR ai dreptul la informare, acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție, retragerea consimțământului și dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată cu efecte juridice sau similare semnificative.
Pentru exercitare, contactează-ne și precizează emailul contului și solicitarea. Putem cere informații rezonabile pentru verificarea identității. Răspundem de regulă în cel mult o lună, cu posibilitatea prelungirii în cazurile prevăzute de GDPR.
10. Plângeri
Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau la autoritatea de protecție a datelor din statul tău de reședință. Te încurajăm să ne contactezi mai întâi pentru o soluționare rapidă.
11. Date despre copii
Timeline nu este destinat creării autonome de conturi de către minori. Nu încărca materiale despre copii fără autoritatea părintelui/reprezentantului legal și fără măsuri sporite de protecție.
12. Modificări
Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciul sau legea. Pentru modificări semnificative vom afișa o notificare și, dacă este necesar, vom solicita un nou consimțământ.
13. Contact confidențialitate
Folosește formularul de contact cu subiectul „GDPR” sau datele publicate în Informații legale.